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金沙娱城9170_金沙娱城总站_金沙娱城官网app【官网】合同管理办法(试行)

2018年07月20日 16:01

作者:办公室

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第一章 总则

第一条 宗旨。为规范公司的合同管理工作,严格合同责任,防范合同风险,加强经济监督,促进廉政建设,以维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》等法律法规和学校规章制度,结合公司实际,特制定本管理办法。

第二条 合同含义。本办法所称合同,是指公司作为独立核算的经济实体在经营服务活动中,与自然人、法人及其他组织等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系而签署的书面协议。公司员工签订的聘用劳动合同和劳务协议,不适用本办法。

第三条 合同分类。公司合同一般包括:1.房屋租赁合同(包括超市出租、门面出租、场地出租、客房包租等);2.物资采购合同(包括原材料采购、维修材料采购、办公用品用具采购、工装采购、环卫清扫车、保洁工具车、地面清洗机、洒水车等固定资产购置);3.合作经营协议(包括食堂风味档口、清真餐厅等);4.物业管理协议(包括对外托管等);5.修缮项目合同;6.工程项目合同;7.通讯业务合同(基站租赁合同、固定电话代维协议、业务代办协议、客户管理协议、校内快递业务等);8.车辆定点维修及租车协议。9.其他合同。

第四条 合同管理含义。本办法所称的合同管理,是指公司对合同起草、审查、订立、履行、责任追究、归档管理等一系列行为进行的规范要求。公司合同管理遵循防控风险和权责统一的原则,严格合同的事前、事中、事后管理,形成“统一授权、分级审核审批、执行单位负责、全过程监督”的工作机制。

第五条 原则。合同的签订和履行应当遵守国家法律法规,遵守学校的合同管理制度,贯彻平等互利、协商一致、诚实守信的原则,在合同管理的各个环节,严格履行职责,维护公司权益。

第二章 合同管理机构及其职责

第六条 领导机构。公司成立由总经理、总支书记为组长,分管相应工作事项的公司领导和分管纪检监察工作的公司领导任副组长,财务部、办公室、人力资源部职能部门负责人为成员的合同管理领导小组。负责组织领导合同管理工作,负责政策把控和关键性条款的审定,协调与学校归口管理部门的关系。

公司成立由分管相应工作的公司领导任组长,合同管理领导小组组长指定的公司领导任副组长,需要经招投标环节签订合同二级单位负责人,财务部、办公室负责人,学校相关职能部门或相关专家为成员的招投标工作专业小组。负责组织各类招投标工作的具体事宜,协调与学校相关招投标专业小组的衔接工作。

公司日常合同管理工作由财务部和办公室分工协同负责,财务部和办公室应指定专人作为合同管理人员。

第七条 业务部门。财务部的主要职责包括:1.指导二级单位对各类经济事项的招投标和合同关键条款的拟定;2.制定规范的制式合同文本;3.各类合同的监督执行;4.各类合同中经费拨付的审核把关;5.各类合同涉及事项的成本核算把关并提出预警建议,对经济事项进行风险防控;6. 办理公司和学校合同归口管理部门交办的其他事务。

第八条 归档部门。公司办公室的主要职责包括:1.负责合同印章管理,完善合同印章使用制度;2.负责合同资料的归档和保管工作,建立合同总台账,记载合同编号、合同名称、合同当事人、合同标的、合同金额、合同履行及违约情况、补充、变更和解除等事项;3.合同签订及履行程序的督查督办等。

第九条 承办单位。合同承办单位负责合同文本的起草、送审、履行、备案及存档等工作,对所签合同的可行性、真实性、合法性、合理性负责。主要职责为:1.负责所承办合同的可行性分析论证;2.负责审查合同标的的真实性;3.负责审查合同对方的主体资格(包括名称、住所、资质、营业执照或法人登记证书、经营范围等)、信用状况、履约能力等;4.负责合同的洽谈和起草,负责对合同条款进行合法性、合规性和合理性审查以确认合同内容符合法律法规及学校相关规章制度的规定,并与招投标或协商谈判内容一致,条款表述核对无误;5.负责将合同提交归口管理部门和主管领导审核审查;6.负责具体履行合同,跟踪掌握合同履行情况,处理合同纠纷;7.收集、保管合同签订及履行过程中形成的有关资料。

第三章 合同的起草和审查

第十条 合同洽谈。合同起草前,合同承办单位或承办人应从维护公司利益出发,就合同事项与合同相对方进行充分谈判、协商。凡以公司名义对内、对外发生合同关系的,除及时结清或按规定可不签合同的除外,都应当签订书面合同,明确双方权利、义务。

合同起草前,必须取得相对方的法人资格、资质、资信证明。在保证质量、效益、工期、售后服务等情况下,择优取向。

对于影响重大、专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财务等专业人员参与谈判,必要时,可聘请外部专家参与相关工作。

第十一条 合同形式。合同均应采用书面形式,合同文本、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和邮件)等均为合同的组成部分。国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。

第十二条 合同内容。合同条款应当完备、严密,除根据法律规定或按合同性质必须具备的条款外,还可以根据具体情况约定其他条款。合同一般应包括以下条款:1.当事人的名称、住所,法定代表人姓名、职务,委托代理人姓名、职务、联系方式;2.标的(包括种类、数量、质量等要求);3.价款及其支付(包括计算方法、支付进度、结算方式等);4.履行期限、进度要求、地点和方式;5.验收标准及方法;6.违约责任(包括违约金或赔偿金的计算方法等)7.解决争议的方法;8.合同签订的时间地点。

设备和物品清单、工程量清单、预算单(书)等文件可以作为合同的组成部分,但不得替代合同。

第十三条 合同的审查。公司分管合同管理工作的领导负责合同的审查工作,对承办单位提交的合同文本进行业务审查,必要时,全程参与重要合同的可行性研究、谈判、文件修改。业务审查的主要内容包括:1.组织会同相关职能部门审核合同事项的真实性、可行性;2.审核合同相对方的主体资格和资信状况;3.审核合同内容是否符合法律规定,是否符合公司或学校的利益;4.审核合同事项是否齐备、合理。

第四章 合同的订立和审批

第十四条 文字规范。合同的语言应准确、严谨、简练。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款进行解释,涉及数字、日期应注明是否包含本数,涉及金额的数字应同时注明大写。

填写合同不得留空,对于协商过程中未达成一致的合同模板条款,应当删除,或填写“无”或以“/”标示。严禁在空白合同上签字或盖章。如合同末页无正文条款的,则应标明“此页无正文”字样,以示末页仅为签字盖章页。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第十五条 禁止条款。任何二级单位或个人不得擅自以公司或单位的名义对外签订合同或提供担保。

第十六条 审批程序。合同审批程序如下:

1.申报。由承办单位事先填写《金沙娱城9170_金沙娱城总站_金沙娱城官网app【官网】合同审签表》(表式附后),由承办单位负责人和分管领导签字,随同合同初稿及有关资料、附件等一并提交公司财务部和办公室审核。各类合同在前一个合同到期前3个月,各承办单位应启动申报和做好相应准备工作,在前一个合同到期前1个月,新的合同应签署完毕。

2.组织招投标。对需要组织招投标的项目,由二级单位牵头制定方案,报请公司招投标工作小组,按照学校相关规定组织招投标工作。

3.会签。涉及资产、资金事项的,由公司财务部负责审查;涉及修缮工程项目等超过审批权限的事项由学校合同归口管理部门审查。对送审的合同及相关资料,必要时可进行调查研究,或通知申报单位补充资料,签署可行、不可行或需进一步谈判等会签意见。

4.审查。公司分管合同管理工作的领导根据学校和公司相关制度签署审查意见。

5.审批。凡与学校内部二级单位(部、处、院系等)签订的各种协议,需加盖“金沙娱城9170_金沙娱城总站_金沙娱城官网app【官网】”公章,由公司总经理签署合同;凡以公司名义对外签订的合同,需加盖“金沙娱城官网app合同专用章”,需事先报告学校主管校长,由学校主管校长签字同意,并签署合同。

具有独立法人资格的隶属管理单位,在不涉及公司权益的前提下,对内对外签订合同,必须使用本单位名称,并独立承担法律责任。

第十七条 招投标和合同审批权限。

按照学校相关规定和公司合同领导小组认定应进行招投标程序签订的合同,均须参照本条国有资产出租出借合同签订程序组织公开招投标。

1.国有资产出租出借合同。所有公司管理的学校国有资产的出租出借事项(单项或批量价值在500万元以下)原则上应采取公开竞价招租的形式确定出租的价格,必要时可采取评审或资产评估的办法确定出租的价格。出租期限一般不得超过5年。招租方案报学校金沙娱城9170与房地产管理处或计划财务处等职能部门审核,出租合同由公司总经理审批签订。公司管理的房屋出租事宜按如下流程实行公开招租:①成立招租领导小组→②信息发布(通过金沙娱城官网app信息公开栏目公开发布)→③承租报名(拟承租单位持相关证件,自然人身份证、户口本或工商营业执照等有效证件的原件和复印件,到公司办公室登记报名,并到公司财务部交纳承租保证金;报名登记人员应认真审核相关证件和保证金收款凭证,对已报名的承租人按先后顺序进行登记和编号,同时严格做好报名登记情况的保密工作)→④招租方式(根据出租房屋规模、地段等情况,采用公开招租,一般情况下,价高者中租;在同等价格下,原租户如若继续续租,则享有优先权)→⑤中租确认(中租结果现场公布生效)→⑥合同签订(招租成功,租赁双方签订统一印制的合同一式五份,公司办公室、财务部及承租人各持一份)并报学校相应职能部门审查备案→⑦交房(出租房屋的移交使用在公司办公室和承租人之间进行。承租人按合同规定付清租金和履约保证金后,办公室应向承租人办理房屋交接手续)→⑧退租(若合同未到期退租,则需提前一个月告知办公室,同时于约定期限两日之内搬离该租房)。

2.常规经营行为合同。即在公司经营范围内为从事正常经营服务活动所签订的一般合同,由公司总经理审批签订。

3.工程招投标和大宗物资类合同。单项合同估(概)算价在5万元以上的修缮项目、大宗物资2万元以上的采购,纳入学校招投标事宜管理,按学校相关规定和程序办理。由学校按年度或以协议形式拨付费用、由公司承担的公用房屋零星修缮项目和公用设施零星修缮项目,由公司合同领导小组审批后签订。

4.其他重要合同。如对外合作经营协议、项目业务合同以及对公司经营服务可能产生较大影响的合同等,经上报学校主管领导或学校相关合同专业小组同意后,由公司合同领导小组审批后签订。

第十八条 存放保管。合同盖章生效后,应交总公司办公室合同管理员对合同进行编号并登记。合同文本原则上我方至少持有两份,原件分别由办公室、财务部存放保管,承办单位需要原件时可办理借用手续。

第五章 合同的履行和监管

第十九条 诚信守约。合同经各方签字盖章后生效,即具有法律效力。承办单位应严格履行合同,依照合同的约定按质、按量、按期完成,并及时反馈有关情况。不得擅自变更或解除合同,切实维护公司的合法权益和信誉。

第二十条 履行原则。合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,应以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。

第二十一条 合同监督。公司相关职能部门随时检查合同履行情况,对合同履行过程中的各个环节及时跟踪、检查。财务部门和承办业务单位应根据合同编号各立合同台账,分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。

第二十二条 财务结算。财务部门办理结算业务进行财务处理时,应审核合同有关付款条款,按照合同的约定付款。应订立书面合同而未订立或未按合同条款履约的、收款单位与合同对方当事人名称不一致的,财务部门有权拒绝付款,并及时向公司负责人报告。

第六章 合同的补充、变更和解除

第二十三条 合同履行过程中,发现有显失公平、条款有误、对方没有履约能力或有欺诈行为等情形,或因政策调整、市场变化等客观因素,已经或可能导致公司利益受损,合同承办单位应当立即采取相应措施,并及时向公司有关负责人或学校归口管理部门报告,按照规定权限和程序办理合同补充、变更或解除事宜,以将损失降至最低。

第二十四条 我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式,并按规定经审核后加盖公章或合同专用章;承办单位收到对方要求变更或解除合同的通知后必须在三天内向公司汇报。变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求,挂号寄发或由对方签收,挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管,并送交财务部备存。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力,纳入本办法规定的管理范围。

第二十五条 合同履行过程中,如双方发生争议,承办单位应积极与对方当事人协商解决。合同争议经协商无法解决的,应当根据合同约定和法律规定,以仲裁或诉讼方式解决。

合同的补充、变更和解除事宜,需经公司合同管理领导小组审定。

第七章 违规违法责任追究

第二十六条 经济责任。有下列情形的,由当事人和管理责任人按实际损失承担相应的赔偿责任。

1.没有认真调查合同相对方的主体资格、履约能力及权限,给公司利益造成损失的;

2.超越授权范围签订合同,或未经学校授权擅自签订合同以及授权期限终止后订立合同,给公司造成损失的;

3.遗失相关合同文本等重要资料、文件,造成公司损失的。

第二十七条 失职、渎职责任。有下列情形的,视情节轻重,除追究经济责任外,还应给予当事人和管理责任人通报批评、党纪或行政处分,涉嫌犯罪的,依法移送司法机关处理。

1.合同履行过程中失职、渎职、或者违反廉政规定以权谋私的;

2.违反合同信息安全保密规定,泄露合同订立履行过程中涉及的工作秘密或商业秘密,导致公司受损的;

3.阻挠审计、监督部门行使监督职权,拒绝或拖延提供合同原件及相关资料、凭证和证明材料,抗拒监督检查的;

4.提供虚假资料或虚构事实,与合同相对方串通,对公司造成重大损失的;

5.转移、隐匿、篡改、销毁合同文本及相关文件,给公司造成重大损失的。

第二十八条 合同承办单位经办人为合同管理的第一责任人,承办单位负责人为合同管理的第二责任人。对违规违法的当事人和管理责任人的具体处罚,由公司合同管理领导小组提出出面意见,经公司党政联席会议研究决定。

第八章 附则

第二十九条 学校有规章制度的按学校规定执行,学校没有规定的按本办法办理。

第三十条 本办法适用于公司各部门和各二级单位。

第三十一条 本办法解释权归公司办公室。

第三十二条 本办法自颁发之日起试行。

 

附表:《金沙娱城9170_金沙娱城总站_金沙娱城官网app【官网】合同审签表》 合同审签表.xlsx